Egy főszámon belül természetesen lehetőség van arra hogy az egyes iratok külön irattári tétellel rendelkezzenek, az irattári tételek azonban csak egy ügykörhöz tartozóak lehetnek. Tehát egy főszámon belül az alszámokhoz rendelhetünk a főszámtól eltérő irattári tételeket, de csak abban az esetben ha azok egy ügykörön belüliek, ha egy soron következő irat más ügykörbe tartozik, azt új ügyként kell kezelni, és új főszámra ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Az IBK nem más, mint az Informatikai Biztonsági Koncepció rövidítése. Az IBK egy olyan dokumentációra utal, amely a kockázatelemzés alapján bemutatja a biztonsági intézkedéseket, amelyeket egy adott szoftver bevezetésekor ajánlott megtenni. A dokumentáció a kockázatelemzés eredményeire támaszkodva leírja a védelmi igényeket, ismerteti a fennálló kockázatokat valamint az ezek elhárítására vonatkozó védelmi ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet IV. Fejezetének 34. § kimondja, hogy minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. A nem iktatandó iratokat az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni. 

A rendelet segítséget nyújt a nem iktatandó iratok meghatározásához, hiszen ugyanezen fejezet kimondja: 

Nem kell iktatni, de jogszabályban ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben. 

A közfeladatot ellátó ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Egy szervezethez beérkező irathoz ki kell jelölni az ügyintéző személyét.
A szignálásra jogosult:
- kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet, vagy személyt),
- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az előadói ívre és aláírja. 

Osztott iratkezelésnél és központi ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Természetesen egy másik rendszerből átmigrálhatóak az adatok, ezt mindig felmérés és szigorúan előírt lépések elvégzése után lehet megvalósítani mivel ez a terület nagy körültekintést igényel.

A főbb lépések: 

a) Felmérés
A felmérés során a megfelelő szakemberek megvizsgálják az adatbázist. 

b) Adatpárosítás
Az ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Az iratok szerelése, elő- és utóirat kezelése a következőképpen történhet:

a) Ha csak logikai kapcsolat van a két irat között, például egy személlyel kapcsolatban egy ügy ismételten elindul, de a kettőnek nincs köze egymáshoz, akkor, mint egyszerű Kapcsolatos iratként lehet, majd kezeli ezt az esetet. Ekkor a kapcsolódó irat az iratárban marad.
b) A szerelés használatával az iratok között „végleges” kapcsolat alakítható ki, ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Egy szervezeten belül egy iratot csak egyszer szabad iktatni ennek megfelelően, ha egy irat beérkezésekor kiderül, hogy az több egységnél is ügyet indít a következő kell, hogy legyen az eljárás:

a) Osztott iktatás esetén biztosítani kell hogy az első egységnél be legyen iktatva az irat, és a további egységek megtekinthetik az iratot, de nem iktathatják be új főszámra a saját iktatókönyvükbe, viszont:
- a válaszukat beiktathatják adott főszám ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>

Csak a hitelesített másolatok használhatóak fel ügyintézésre. A hiteles papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X.27.) IHM rendelet részletesen tárgyalja az eljárás részleteit a 
4. § alapján a következő fő lépéseket kell megtennünk tennünk: 

a) Elektronikus másolat elkészítése, azaz ...
Tovább a teljes bejegyzésre >>