Az „ügykörszám” kifejezés olyan fogalom, melynek alkalmazása során egymásnak ellentmondó jogszabályokkal találkozhatunk. A közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelés során – 2005 óta – általában és elvileg nem alkalmazott fogalom.

Az ügykörszám az 1990 előtti, döntően a tanácsi és államigazgatási szervezetek iratkezelésének során alkalmazott, az irattári rendszeren belüli iratcsoportosítást lehetővé tevő, az irat azonosítására szolgáló irattári jel első 1-99-ig terjedő, tehát kizárólag egy vagy kétszámjegyű eleme volt. (Vö. ügykörszám-ágazati jel-selejtezési csoportszám.) Először egységesen az 1969. évi 27. sz. törvényerejű rendelet, illetve az ennek végrehajtásáról szóló 30/1969. Korm. rendelet kodifikálta alkalmazását. Funkcióját tekintve megegyezik a 2005 óta rendeletben is meghatározott tételszám fogalmával. (Vö. 335/2005. Korm. r. és módosításai 2.§, 16., 17. 37. pontok! E pontokat érintetlenül hagyta a hivatkozott jogszabályt módosító 239/2007. Korm. r.)
Érdemes megjegyezni, hogy az ügykörszámnak általános, a közfeladatot nem ellátó szervezetek által alkalmazott fogalomhasználata leginkább az ilyen szervezet vagy az ott dolgozó iratkezelők „hagyományaira” vezethető vissza, vagyis arra a tényre, hogy a korábbi évtizedekben ez az elnevezés volt az általános.

Az egykori ügykörszámot – közfeladatot ellátó szervek esetében – a tételszámtól részben elméleti, értelmezési kérdések különböztetik meg, részben az ügykörszám és a tételszám között az alkalmazott numerikus hierarchiát tekintve figyelhetünk meg különbségeket.
Értelmezési különbség: az ügykör a feladat vagy hatáskörbe tartozó ügyek csoportja, míg a tételszám az ezekhez az ügyekhez rendelt irattári tételek azonosítását lehetővé tevő kód.
Az alkalmazott numerikus hierarchiában lévő különbség: az ügykörszám eredendően kétjegyű szám, mely önmagában – az ágazati jel nélkül – még nem minden esetben teszi lehetővé az illető ügyiratcsoport azonosítását, mivel az ügykörszámhoz több ágazati betűjelet is rendelhettek. A jelenleg alkalmazott tételszámos rendszerekben azonban a tételszámok általában csak egy alkalommal kerülnek kiadásra és 3 jegyű számként határozzák meg őket.

A fenti, jogszabályban is definiált, meghatározások ellenére az önkormányzati iratkezelés vonatkozásában – véleményem szerint ellentmondva a 335/2005. Korm. rendeletnek, mely „keretrendeletként” került kiadásra – a 12/2006. ÖTM rendelet mellékletét képező önkormányzati irattári terv bevezetője alkalmazza és definiálja az „ügykörszám” fogalmát, mely szerint az ügykörszám háromjegyű szám, mely meghatározza az ügy típusát az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerben.

A fentiek alapján tehát elmondható, hogy az ügykörszám jelenleg általánosan 3 módon értelmezendő fogalom:
1. Nem közfeladatot ellátó szervek esetében olyan, szabadon alkalmazható szám, mely a nem közfeladatot ellátó szerv iratainak csoportosítását teszi lehetővé az egyes ügyek előzetesen meghatározott csoportosítása szerint.
2. Közfeladatot ellátó szervek esetében általában nem alkalmazható kifejezés, helyette a pontosabb tételszám kifejezés alkalmazandó.
3. Az önkormányzati iratkezelés folyamatában olyan, az irattári jel részét képező 3 jegyű szám, mely meghatározza az ügy típusát az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerben