Jelen kérdés kapcsán le kell szögezni, hogy sem az intézményesített iratkezelési ismeretek (levéltári és irattári gyakorlat, illetve az ennek alapját képező elméleti képzések), sem a hatályos jogszabályok nem ismerik a „szekvenciális irattár” fogalmát. Ebből következően jelen fogalom a közfeladatot ellátó szervek esetében értelmezhetetlen és nem alkalmazható.
Természetesen a nem közfeladatot ellátó szervezetek esetében alkalmazható e fogalom, hiszen ezeknek a szervezeteknek az esetében nincs kötelező fogalomhasználat az iratkezelés során.
Tekintettel a „szekvenciális” kifejezés eredeti értelmére, illetve e kifejezésnek az iratkezeléssel egyre szorosabb kapcsolatban álló rendszerszervezési, adatkezelési és informatikai területen történő alkalmazására, valamint ara a körülményre, hogy a feltett kérdésben mint oppozíció jelenik meg a tételszámos iktatás, a szekvenciális irattárat a sorszámos iktatás alapján történő irattározás fogalmával tudom azonosítani.
E szerint a „szekvenciális irattár” esetében az iratanyagot évenként, az első kiadott iktatószámtól az utolsó kiadott iktatószámig bezárólag alakítják ki. Az iratképző irattárában kizárólag évenként különülnek el az iratok, az éven belül egyéb csoportosítással az iratanyag nem rendelkezik.
Ezzel szemben a tételszámos iktatásból következő irattárolás során az adott éven belül az iratanyagot tételszámok szerint csoportosítják, az egyes iratok csoportba sorolását mind az iratanyagon, mind a nyilvántartásokban feltüntetik. A csoportosított rendszer előnye a sorszámos iratárral szemben, hogy az egyes ügyekhez (ügykörökhöz) tartozó iratfajtákat külön csoportba sorolja, így visszakeresésük is könnyebbé válik. A tételszámokhoz általában sztenderd selejtezési jeleket is rendelnek, ennek köszönhetően az iratanyag selejtezése is egyszerűbbé válik.
A közfeladatot ellátó iratképző szervek esetében kötelező a tételszámos (önkormányzatok esetében ügykörszámként használatos) irattárazás. A nem közfeladatot ellátó szervezetekre ilyen előírások nem vonatkoznak, a fizikai iratkezelés során azonban szinte kezelhetetlenné válik a csoportosítás nélküli, egyszerű sorszámos iktatás és az ebből következő „szekvenciális” irattározás.
Üzleti termékek
