Kérdés:

Osztott iktatás esetén lehetőség van-e olyan módon képezni az iktatószámot, hogy az eltérjen a 335/2005. sz. Korm. r. 40. §-ban szövegszerűen megfogalmazott iktatószám-felépítési sorrendtől? (Iktatóhely azonosítója-főszám-alszám-év helyett: iktatóhely azonosítója-évszám-főszám-alszám.)

Válasz:

1. A hivatkozott sorrend részletes megfogalmazására a 239/2007. (IX.12.) Korm. r. 5. §-ban került sor. A nyilvánosan ismerhető joganyagok alapján e megfogalmazás oka az volt, hogy az osztott iktatás esetén az iktatószám fizikai megjelenése egyes esetekben igényelte az iktatóhely-azonosító, néhány esetben pedig az egyedi azonosító feltüntetését. Kétségtelen tény azonban az is, hogy ennél az „igénynél” döntőbb lehetett az, hogy sok esetben már kialakult gyakorlat az iktatóhely vagy az elkülönített iratanyag esetében az azonosító alkalmazása. A hivatkozott rendeleti hely ezért tulajdonképpen a meglévő gyakorlatot kí-vánja a keretrendelet részévé tenni, illetve e gyakorlat szabályozását kívánja elérni. Ez utóbbi törekvés célja nyilván a további „iktatószám-változatok” kialakulását megelőzni. 

2. A rendelet szövegében a „felépítés” kifejezés szerepel, mely kétségtelenül értelmezhető úgy is, hogy az iktatószám felépítése, mint sorozatrendszer, de értelmezhető úgy is, hogy az iktatószám felépítése, mint az alkotóelemek felsorolása. Előbbi értelmezés természetesen kizárja, míg utóbbi lehetővé teszi az évszámnak a kérdező által megadott mintában szereplő „előre helyezését”. (Vö. ASFRT_/2008/000123-002) 

3. Mindazonáltal a jogalkotótól nem szabad elvárni olyan részletes szabályozást, melyben az iktatószám sorrendjét taxatíve határozná meg. (Ez esetben ugyanis kézenfekvőnek tekinthető dolgok sorát kellene beépíteni egy rendeletbe.) A kialakult gyakorlat és az iktatási szokások (egyes közfeladatot ellátó szervek esetében az erről rendelkező szabályzatok is) egyértelművé teszik: az iktatóhely azonosítója-főszám-alszám-évszám-egyedi azonosító olyan sorrend, melynek alkalmazása elvárható a közfeladatot végző szervektől. Erre utal maga a tény, hogy a rendeletben ebben és csak ebben a logikai sorrendben történik a felsorolás. (E mellett a hazai dátumkezelési és számsorrend-kezelési hagyományoktól is idegen az évszámnak az iktatószám elé helyezése.) 

4. A magyar iktatási gyakorlat a polgári közigazgatás megjelenése óta alkalmazza azt a sorrendet, melyet a rendelet megadott, így annak „kreatív” értelmezése, pusztán azért, mert a rendeletben nem szerepel az „ebben a sorrendben” kitétel, nem megengedhető és minden bizonnyal ellenkezik a jogalkotónak a fentiekben már ismertetett vélelmezhető szándékával is.