A 24/2006-os meta adatai között szerepel mind az ügyintéző, mind a felelős.
Azt szeretném kérdezni, hogy mi a különbség a kettő között, különös
tekintettel az alábbiakra:

- Lehet-e szervezet, vagy csak egy konkrét személy,

- az adott adat egy iratot, vagy/és egy ügyirat darabot, vagy/és egy
ügyiratot jellemez?


Szakmai vélemény annak a kérdésnek a tisztázásában, hogy a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet mellékletének 12. pontjában felsorolt „felelős” és „ügyintéző” között milyen különbség fogalmazható meg

A kérdés tartalma alapvetően egy hatásköri problémára utal. A felelős az iratkezelés során végső soron minden közfeladatot ellátó szerv esetében az iratkezeléssel felügyeletével megbízott szerv vezetője a felelős.

Vö. 335/2005. Korm. r. 5. §
Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.

A közfeladatot ellátó szerv iratkezelését ezen túl úgy kell megszervezni, hogy „kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen” (Vö. 335/2005. Korm. r. 6.§ c.)

Az egyes ügyekben a felelőség kérdése a döntéshozatali képességhez kapcsolódik, vagyis az felel egy ügyért, illetve az azt tükröző iratanyagért, aki döntési kompetenciával rendelkezik az adott ügy esetében.

Az ügyintéző döntési kompetenciáját a 335/2005. Korm. r. 2. § 35. pontja egyértelművé teszi.

Mindebből tehát egyértelmű, hogy a felelős olyan személy, akit az adott szervezeti egység struktúrája szerint felelőséggel ruháztak fel. Erre a leg célszerűbb példa a közhivatali szervezet, ahol gyakori az ügyintéző (ki általában az ügy, így az azt tükröző irat) felelőse, illetve az ügykezelő alkalmazásának „kettőssége”. Utóbbi nem felelős az ügy elintézésért, a teljes irat tartalmáért, csupán a rá kiosztott előkészítő részfeladatért, mely feladatait az ügyintéző ellenőrzi. Olyan szervezeteknél, ahol az ügyintéző és az ügykezelő kettőssége nem áll fenn, általában egyértelmű az adott iratanyagnál a felelős és az ügyirattal dolgozó ügyintéző egybeesése.

Ugyanakkor nem hagyható figyelmen kívül az sem, hogy az elektronikus iratkezelés során az ügykezelő felelősége a részirat vonatkozásában értelmezhető, így felelőséggel az ügykezelőt ebben az esetben fel lehet ruházni. (Vö. 335/2005. Korm. r. 49.§ 1.)

Az iratkezelés során minden esetben személyi felelőségről beszélünk. Így a felelős nem kehet szervezet, csak „konkrét személy”. Célszerű azonban – a hivatalszervezeti változásokra felkészülve – nem „perszonálisan” értelmezni a konkrét személy fogalmát, hanem beosztáshoz, vagyis feladatkörhöz rendelni a felelősséget. A 24/2006. BM-IHM-NKÖM rendelet mellékletének 12. pontjában szereplő „Felelős” megjelölés melletti megjegyzés rovatban konkretizálta is a rendeletalkotó, hogy a „Felelős” kizárólag „személy vagy beosztás” formátumban határozható meg.