A dokumentumkezelés területe iránt egyre növekvő érdeklődés tapasztalható a hazai vállalatok, intézmények részéről. Ez a tevékenység minden vállalat életében előfordul a mérettől és iparágtól függetlenül. Egészen a kis cégektől ahol akár 1-2 fő végzi csak az adminisztrációt, a több száz felhasználót foglalkoztató és az ország különböző pontján telephelyet fenntartó vállalatokig mindegyik munkájában óriási segítséget jelent egy jó iratkezelő, dokumentumkezelő rendszer.

	A hatékonyság javulása. A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő 30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése és mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig egyaránt.
	Pontos információk. Egy projekt, megbízás teljesítése során, de akár az ajánlattételig bezárólag is számos dokumentum, irat keletkezik, melyek hatást gyakorolnak a teljes profittermelő folyamatra. Az egyes partnerektől érkezett, valamint a válaszként küldött levelek, e-mailek, faxok csak ritkán kerülnek egységes rendszerben tárolásra, így visszakeresésükhöz egy adott projekt, vagy megrendelés teljesítésének nyomon követéséhez gyakran több kolléga levelező programjából, az irattárból és a munkatársak asztaláról kell összeszedni a szükséges információt.
	Reagálási idő csökkenése. Különböző tartalmú és formájú dokumentumaink egységes rendszerben történő kezelése nagyban felgyorsítja az információáramlást a szervezeten belül, mely létfontosságú szempont, ha gyorsan szeretnénk egy ügyfél problémájára, vagy egy felmerülő lehetőségre reagálni. Egy komplex dokumentumkezelő rendszer bevezetésével lehetőség nyílik arra, hogy az egyes dokumentumokat formátumtól függetlenül legyen szó szkennelt papír alapú dokumentumokról, e-mailekről, faxokról, képekről és videó-felvételekről, vagy akár elektronikus űrlapokról azonnal elérhetővé és visszakereshetővé tegyük minden arra jogosult felhasználó számára, idő és térbeli korlátozás nélkül. Mindezzel elkerülhető, hogy ügyfeleink napokat várakozzanak egy ajánlatra, szerződéstervezetre, vagy egy számla megküldésére. Üzleti folyamataink felgyorsulnak, mely természetesen a bevétel nagyságában, valamint a likviditási helyzet javulásában is megmutatkozik.
	Határidő kezelés. Napjainkban már a kisebb vállalkozások és szervezetek esetében is összetettek a feladatok. Egy ajánlattételhez, egy tenderen vagy pályázaton való induláshoz is sok esetben egy team együttműködése szükséges (pl. gyártás - kereskedelem - pénzügy stb.). Gyakori jelenség, hogy sok esetben az egyes ajánlatok, pályázatok, közbeszerzési tenderek az utolsó pillanatban készülnek el, kockáztatva azt, hogy a vállalat egy jelentős üzleti lehetőségtől esik el. Ez a probléma egy jól megtervezett rendszerrel kiküszöbölhető, hiszen az egyes részfeladatok határideje, valamint az egyes feladatok, dokumentumok egymáshoz való viszonya, kapcsolata könnyen nyomon követhető.

- azaz célszerű megvizsgálnunk mennyire rugalmasan alakítható a szoftver a szervezeti dokumentumkezelési folyamathoz. A dokumentumkezelés területén a netTeam évtizedes tapasztalatának és nagyszámú ügyfélkörének köszönhetően Register3/Kontroller2 néven egy kiemelkedő dokumentumkezelő szoftvert fejlesztett ki. Rögtön a belépés után, egy igényes, átlátható felület fogadja a felhasználót.

Egy jól megtervezett fa struktúra segítségével azonnal áttekinthető a dokumentumkezelési folyamat. Könnyen megtalálhatók az elvégzendő feladatok. Miden egyes feladathoz gyorskeresési funkció társul, mely nagyban megkönnyíti az elvégzendő munkát. A rendszer átgondoltságát mutatja, hogy a felhasználók által igényelt keresések túlnyomó többsége e gyorskeresésekkel megoldható.

Az áttekinthetőség és tetszetős design a rendszer egészére jellemző. A program használatához alapfokú számítástechnikai ismeretek elegendők, a kezelés elsajátítása nem jelent gondot.




A szoftver használata során a könnyű kezelhetőség mellett, a gyors adatbeviteli lehetőség kritériuma is érvényesül. Számos kényelmi funkció segíti a felhasználót abban, hogy adatrögzítési munkáját a lehető leggyorsabban elvégezhesse, csak néhányat említve:

	egy adatot csak egyszer szükséges rögzíteni;
	autocomplete funkció segítségével a partnertörzsbe már felvitt adatokat gombnyomásra felajánlja a rendszer;
	nagy tömegű szkennelés, iratdigitalizálás lehetősége;
	e-mailek, fax szerverről valamint portálról érkező dokumentumok automatikus fogadása.

Az egyes műveleteket csoportosan is elvégezhetjük, így például már néhány száz dokumentum esetében is akár egy egész napi munkát igénylő irattárazás néhány kattintással elvégezhető.

A már említett gyorskeresések mellett a felhasználó által is konfigurálható és menthető keresések nagyban megkönnyítik a jelentések, statisztikák elkészítését, valamint lehetőséget adnak arra, hogy bármilyen lekérdezést végezzünk a rendszer segítségével.

További hasznos funkció, hogy gombnyomásra elkészíthetők a leggyakrabban használt nyomtatványok, mint például átadás-átvételi jegyzőkönyvek, iratpótló lapok, előadói ívek, postakönyvek, ajánlószelvények, tértivevények, címkék stb.




A Register3/Kontroller2 képes a különféle dokumentumok egységes rendszerben történő tárolására kezelésére, ennek köszönhetően a dokumentumok teljes köre visszakereshető.




A rendszer lehetőséget ad bármilyen méretű és formátumú dokumentum fogadására tárolására és kezelésére, legyen az:

• "hagyományos" papír alapú dokumentum;
• csatolt fájlokat, esetleg elektronikus aláírást is tartalmazó e-mail;
• portálról, weboldalról, ügyfélkapuról érkező dokumentum, kitöltött elektronikus űrlap;
• fax szerverről jövő kimenetek kezelése;
• személyesen, ügyfélszolgálaton átvett papíralapú vagy elektronikus adathordozón tárolt dokumentum;
• nagy tömegben fogadott SMS.
• cégen belüli nyomtatási kimenetek kezelése (pl. kinyomtatott dokumentumok elektronikus képének automatikus archiválása)

A dokumentumok központi, egységes rendszerben történő tárolása lehetővé teszi például, hogy akár projektjeinkkel, teljesített vagy folyamatban lévő megrendeléseinkkel kapcsolatos összes dokumentumot mérettől, formátumtól függetlenül nyilvántartsuk, szükség esetén azonnal visszakeressük.






A Register3/Kontroller2 képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan.




A rendszer moduláris felépítéséből adódóan a szervezet méretétől, a felhasználók számától valamint a beérkező és keletkező dokumentumok mennyiségétől függően rugalmasan testre szabható. A 20-30 főt foglalkoztató kisebb vállalkozásoktól, a több telephellyel és több száz felhasználóval rendelkező nagyvállalatok, intézmények igényeit egyaránt képes kielégíteni. A Register3/Kontroller2 a hagyományos iratkezelési feladatok mellet (érkeztetés, bontás, szignálás-feladatkiosztás, iktatás, irattárazás, kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés) lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére, mint:

• téves címzés vagy bontás
• s.k. küldemények
• minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése
• dokumentumok verziókezelése (pl. egy szerződésterv esetében)
• helyettesítések kezelése stb.
• iratbetekintés ("Lássák még" funkció)

A Register3/Kontroller2 támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az elektronikus aláírás segítségével a Register3/Kontroller2 rendszerben az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni.

• aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés
• elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés
• többszintű aláírás ellenőrzés
• az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők
• a dokumentumok formátumának ellenőrzése
• beadványsémák támogatása (pl. E-cégeljárás)

A rendszer moduláris felépítéséből adódóan iparágtól és vállalati mérettől függően rugalmasan alakítható. A vállalat fejlődésével párhuzamosan rendszerünk rugalmasan bővíthető, így igénytől függően minden szervezet képes megtalálni a számára optimális iratkezelési megoldást.




A docFlow modul tekinthető a rendszer alapjának, mely a teljes dokumentumkezelési folyamatot képes lefedni.





ScanFlow

• nagytömegű iratdigitalizálás;
• akár 180 lap/perc sebesség;
• OCR (optikai karakterfelismerés) funkció, melynek segítségével a szkennelt szöveg tartalmában is kereshetünk;
• nyomtatványok, űrlapok automatikus feldolgozása, kezelése;
• képkorrekciós funkciók stb.

FormFlow

• elektronikus űrlapok kezelése, automatikus feldolgozása;
• portál, ügyfélkapu támogatás stb.

WorkFlow

• elektronikus csoportmunka;
• üzleti folyamatok kezelése;
• szerződés és számla jóváhagyási folyamat teljes körű kezelése;
• grafikus folyamattervező;
• automatikus dokumentumtovábbítás (ADR Automatic Document Routing) stb.

PostFlow

• dokumentumok nagytömegű postázása, postázásra előkészítése;
• postakönyv készítése;
• tértivevény, ajánlószelvény és egyéb nyomtatványok automatikus nyomtatása;
• futárjegyzék készítése stb.

RegistFlow

• nagytömegű irattárazás;
• hivataloknál tömeges levéltári átadás;
• selejtezés támogatása;
• iratarchiválás.

ContentFlow

• központi tartalomkezelés;
• kétoldalú adatkapcsolat az elterjedt tartalomkezelő rendszerekkel, mint pl.: IBM Content Manager; IXOS; SAP SUS.

Register Data Integrator

• A modul feladata, hogy nyílt szabványokon alapuló technológia segítségével biztosítsa, hogy a dokumentumkezelő rendszer más alkalmazásokhoz illeszthető legyen.

A rendszer fejlesztése nyílt szabványokon alapuló technológiával történik. Mindez jelentős biztonságot nyújt a későbbi továbbfejlesztést, valamint a kompatibilitási kérdéseket illetően. A Register3/Kontroller2 szabványos illesztő-felületek és technológiák segítségével (pl. webservice, API) képes csatlakozni más elterjedt alkalmazásokhoz, rendszerekhez mint pl.:

• ERP rendszerek: SAP, Baan, Microsoft Dynamics NAV
• Portál megoldások: Sharepoint Portal, PlumTree, IBM WebSphere Portal
• Workflow megoldások: Workflow Gen, IBM WebSphere Portal
• Irodai alkalmazásokhoz: MS Office, IBM Lotus/Domino, MS Exchange stb.