Céginformáció    |    Információkérés    |    Partnerek    |    Karrier    |    Elérhetőségek    |   
Keresés:    
Kezdőoldal > Szoftverek > Kontroller - Iktatás, Ügyiratkezelés

Miért van szükség iratkezelő rendszerre?


A legtöbb kisvállalat és intézmény a szükségesnél jóval kevesebb figyelmet fordít iratkezelésének hatékony kialakítására.


Az intézményeknél jellemzően papír alapú iktatókönyvben rögzítik a bejövő és kimenő iratokat, a kisvállalatoknál gyakran csak a kimenő iratok kerülnek egy szintén papír alapú postakönyvbe. A fontosabb bejövő iratok, ajánlatkérések, szerződések általában tematikusan vagy csak időrendi sorrendbe helyezve mappákba, irattartókba kerülnek, melyek az évek során hosszú sorokat tömhetnek meg az irattartó szekrények polcain. Ennek a tárolási módnak az eredményeképp egyes iratok visszakeresése, csoportosítása például egy tavaly kiadott ajánlat, vagy egy ügyféllel, esetleg egy megrendelés teljesítésével kapcsolatos összes levelezés kikeresése több órás, akár több napos munkát igényel a munkatársak részéről.


Egy korszerű iktató, iratkezelő rendszer segítségével ezek a problémák maradéktalanul kiküszöbölhetőek.


Természetes és jogos igény minden vállalkozás és intézmény részéről, az iratkezelésre, adminisztrációra fordított idő minimumra csökkentése, hogy a munkatársak idejük nagy részében fő feladatukra legyenek képesek koncentrálni. A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése túlmutat ezen a célon. Szoftverünk képes a szervezet összes kimenő és beérkező dokumentumát, küldeményét kezelni úgy, hogy az ne "csak" iktatás amely a jelenlegi formájában csupán egy időrabló adminisztrációs feladat legyen, hanem a teljes szervezetre kiterjesztett jól működő iratkezelési rendszer, amelyben az adatokat egyszer kell felvinni, a visszakeresés egyszerű, gyors és a munkavégzéshez szükséges információt azonnal rendelkezésünkre bocsátja.

A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetésével e célon felül ügyfeleink az alábbi előnyöket realizálhatják:


  akár 1-2 hónapos használat után az iratkezelésre fordított idő az 1/4-ére, csökkenthető;
  a gyors és hatékony munkavégzéshez szükséges naprakész információk, statisztikák azonnal lekérhetők;
  a széleskörű keresési lehetőségnek köszönhetően bármilyen irat, dokumentum azonnal megtalálható;
  könnyedén kézben tarthatók az egyes iratokhoz kapcsolódó határidők, legyen szó akár pályázatról, tenderről vagy szerződés teljesítéséről.


A rendszer használata

A felhasználói név és jelszó beírása után egy letisztult, áttekinthető képernyő látható. A program kezelőfelülete évtizedes tapasztalat és ezernél is több ügyfél igényei, visszajelzései alapján nyerte el jelenlegi formáját. A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer segítségével néhány kattintással elvégezhetjük a beérkező postai küldemények, futárpostával küldött dokumentumok vagy akár faxok, e-mailek érkeztetését.



Minden dokumentum egy a szoftver által generált egyedi érkeztető számot kap, mely a későbbiekben a dokumentum teljes életútját nyomon követi. Ennek segítségével egyrészt elkerülhetjük, hogy egy irat elvesszen, másrészt a dokumentumokkal végzett későbbi munkát, lekérdezéseket is nagyban megkönnyítjük.

Az üzletmenet vagy a hivatali munka során jelentőséggel bíró dokumentumok iktatásával iratainkról egy jól áttekinthető, rendezett nyilvántartást vezethetünk. A rendszer természetesen korlátlan számú iktatókönyvet, bármennyi fő- és alszámot képes kezelni. Iratainkat több, egyedileg meghatározható szempont szerint is csoportosíthatjuk, rendezhetjük.


Iktató képernyő

Elektronikus dokumentumok iktatása esetén legyen az szkennelt papíralapú dokumentum, e-mail, munkatársaink által elkészített levél, táblázat stb. a dokumentum tartalma egy kattintással megtekinthető.





Határidők kezelése, iratok nyomon követése

Az egyes dokumentumokhoz kapcsolható határidős feladatok kezelése többé nem jelent problémát a szoftvert alkalmazó kisvállalatok, intézmények számára. A dokumentumokhoz rendelhető és követhető határidők mellett egyszerűen kezelhetjük azon eseteket is, amelyek befejezéséhez harmadik fél által (pl. hatósági engedély) kibocsátandó dokumentum szükséges.

A rendszerben az 'Ügyirat hely' és 'Ügyirat állapot' gombok segítségével bármikor figyelemmel kísérhetjük az adott dokumentum történetét. Mindemellett megváltoztathatatlan eseménynapló segítségével pontosan rekonstruálható, minden egyes módosítás, amely iratainkat érinti.


Széleskörű keresési lehetőség

A program több tematikus keresőt bocsát a felhasználó rendelkezésére, melyek segítségével a szükséges iratot néhány kattintással megtalálhatjuk még akkor is, ha a tartalmára vonatkozóan csak töredék információval rendelkezünk. Mindemellett Excel-be is exportálható listák generálásával gyorsan és könnyedén képesek vagyunk statisztikákat, jelentéseket készíteni.








Kiegészítő funkciók

A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer könnyen kezelhető, áttekinthető megoldást nyújt kis- és középvállalkozások, intézmények iratkezelési feladatainak megoldására. Mindemellett számos olyan kiegészítő funkciót érhetünk el, melyeket általában a komplex, egyedileg paraméterezhető nagyvállalati rendszerek sajátjaként tartunk számon, mint:


  Iratdigitalizálás lehetősége - vonalkódos azonosítás
  Többdimenziós, grafikus felületű jogosultságkezelés
  Több adatbázis-kezelő támogatása
  Ügyintézői felület
  Elektronikus aláírás kezelés
  Automatikus adatkapcsolat lehetősége más alkalmazásokkal
  Kapcsolódás tartalomkezelő rendszerekhez (IBM Content Manager, IXOS)


Nyílt szabványokon alapuló, kiforott technológia


A rendszer fejlesztése nyílt szabványokon alapuló technológiával történik. Mindez jelentős biztonságot nyújt a későbbi továbbfejlesztést, valamint a kompatibilitási kérdéseket illetően.

A szoftver kiválóan működik hálózatos környezetben. Az adatokat a rendszer központi adatbázisban tárolja, amellyel nem csak az adat redundancia küszöbölhető ki, hanem az automatikus mentési funkció segítségével adataink biztonságos kezelése is megoldott.

A rendszer szerver oldali telepítése maximum 30 perc alatt elvégezhető. A felhasználók számítógépén egy internetböngésző elegendő, kliens oldalon külön telepítésre nincs szükség.

Alacsony hardverigényének köszönhetően a rendszer még egy irodai alapkonfiguráción is megfelelő teljesítményt nyújt, így bevezetése további hardverberuházást nem igényel.


Amennyiben segítségre van szüksége,
további információkat szeretne megtudni kérjük töltse ki az információs adatlapot és munkatársunk segít Önnek!

*( Iktató program, Iktatás, Iratkezelés, Ügyiratkezelés, Elektronikus Iktatás, Iratkezelési szabályzat, Iratkezelési, Ingyenes iktató )

Az összes kérdés

© 2007 netTeam-DMSone Zrt.