Dokumentumkezelő szoftverek a vállalatirányításban

A törvény csak a közfeladatokat ellátó szervezeteknek írja elő a tanúsított iratkezelő szoftverek használatát. A törvényalkotó az áttekinthetőség, hatékonyság és racionalitás elvét követte mikor ezeket intézményei számára kötelezővé tette. Vajon nem ez a célja egy vállalkozásnak is? 

Kezdetben egy számológép, egy iratmegsemmisítő és az írógépek különböző generációi adták meg az irodai munka színvonalát. Aztán beléptek a számítógépek korai, majd egyre kisebb és újabb nemzedékei, aminek sodrásában egyre újabb és a manuális munkát kiváltó szoftverek jelentek meg a piacon. Az egyre kifinomultabb, szélesebb körű igények pedig újabb és újabb fejlesztésekre ösztönözték a gyártókat. A modern iroda papírmentes világa valóság lett.
Azonban nem mindegy, hogy milyen eszközöket választ a döntéshozó: megfelelő előkészítés, körültekintés szükséges a megfelelő irodai szoftverek, így az iratkezelő szoftverek alkalmazásakor. Nézzük, milyen lehetséges szempontok végiggondolásával készíthető elő a digitális iratkezelés bevezetése. 

Használhatóság 

Ez a szervezeti szintű és az egyéni felhasználást egyaránt jelenti. Mit is kell pontosan elemezni? A szervezet jelenlegi dokumentumkezelési tudását, kultúráját, gyakorlatát, de talán ennél is fontosabb a megtámogatni kívánt szervezeti folyamat részfunkcióit, céljait, igényeit és a kapcsolódó folyamatokat. Érdemes azt is mérlegelni, milyen új, eddig nem használt lehetőséggel élhetünk az új rendszer bevezetésekor.
Nagyon fontos tény a szoftverválasztáskor a dokumentumforgalom mennyisége, keletkezési helye, akár szezonalitása, és nem utolsó sorban a hardver és kapcsolódó elemek adta adottságok.


Összetettség

A dokumentumkezelés meglehetősen kevéssé körülhatárolt fogalom, és ezek a rosszul definiált határok is folyamatosan változnak, hiszen 20 éve még nem beszéltünk e-mailekről. Gondoljuk végig a dokumentumok típusát, jellegét, az iratkezelést általában, az archiválás, irattározás rendszerét, hogyan támogatják munkafolyamatokat, milyen formanyomtatvány, bizonylatfeldolgozás van érvényben és ezek hogyan kapcsolódnak a portálhoz. A felsorolás hosszúnak tűnik, de megéri a fáradtságot.

Teljesítmény

A teljesítmény szorosan összefügg az idővel. A technológia, tárolási megoldások, visszakeresési eljárások, adatbáziskezelők mind azt kell támogassák, hogy megfelelő időn belül a felhasználók elvégezzék feladataikat. A cél, hogy minden csak annyi időt vegyen igénybe, amennyit súlya, értéke és későbbi használhatósága révén megkövetel.

Együttműködés, interoperabilitás más szoftverekkel

Egy szervezetnél kevéssé elképzelhető, hogy egyetlen informatikai rendszer lásson el minden üzleti/core-, vagy háttértevékenység támogatást. A dokumentumkezelő (iratkezelő szoftver) rendszerhez más szoftverek csatlakoznak, ezért fontos szempont, hogy a rendszer működjön együtt más rendszerekkel. Épp ilyen fontos az operációs rendszer állapota és fejlesztési igényének ténye is.

Adminisztráció

Fontos szempont lehet a kiválasztásnál a rendszer, iratkezelő szoftver menedzselhetősége. Érdemes a felhasználói szempontok figyelembevételén túl gondolni azokra is, akik majd adminisztrátorként működtetik a szoftvert. A program feltehetően kisebb-nagyobb fejlesztéseken esik majd át idővel. Ezeknek az elterjesztését, minden felhasználóhoz történő eljuttatását is meg kell oldani – tehát kiemelt jelentőséget kap a gyors, áttekinthető képzési háttér lehetősége.

A beszerzési költségek

Gyakori az elgondolás, hogy a dokumentumkezelőért bármennyit is kell fizetni az túl sok, hiszen eddig nélküle működött a szervezet. A rendszer funkciói határozzák meg azt amit erkölcsi és anyagi értelemben megtérülésnek nevezhetünk. Az előkészítő felmérések és a rendszer alkalmazásának követése azonban segít a megfelelő méretű és csak a valóban szükséges költségeket igénylő szoftver kiválasztását.


Karbantartás, támogatás, fejlesztés

A beszerzési után további költségelemekkel is számolni kell, hiszen a rendszert működtetni kell. A garanciális időszak után a hibák javítását meg kell oldani és az eseti hibajavítás ára arányaiban a tapasztalatok szerint nagyobb, mint az átalánydíjas megállapodás szerinti összegek.
Nézzünk utána, mennyibe kerülnek a további fejlesztések is. A fejlesztéseket azonban a mostantól számított negyedik esztendőben ne követeljük abszolút értékben, mert elemzők szerint is nehezen megválaszolható kérdés.

Megtérülés

Törekedjünk a gyors megtérülést kimutató rendszert választani, azonban ne kapjon túl nagy nyomatékot ez a szempont. Egy vezetőnek nagyon például a ROI vagy TCO, de mivel a legritkábban tudja megítélni a számításnál használt tényezők hibájának szóródását, nem lehet kizárólag ennek alapján dönteni.

A befektetés védelme

Egy jól működő dokumentumkezelő rendszer, iratkezelő szoftver legalább olyan hatást képes gyakorolni egy szervezetre, mint egy vállalatirányítási program. Teljes kiterjedtségében hasonlóan bonyolult lehet, érintve a front- és back területeket egyaránt. A dokumentumkezelés jelentős szakmai- és mellette jelentős dokumentumkezelési ismeretet igényel. Szinte minden embert érinthet a szervezeten belül, és az ára lehet, felér egy jó vállalatirányítási rendszer ellenértékével. Ezért mindenféleképp érdemes megbecsülni, úgy gondolni rá, mint befektetésre.