Balla Katalin - Vacha Ferenc, lektorálta a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet - Ügyiratkezelői kézikönyv a közfeladatot ellátó szervek részére

Galéria megtekintése >>

megrendelhető ITT>>

A héten megjelent Ügyiratkezelői Kézikönyv olyan falat rombol le az iktatással, iratkezeléssel foglalkozók szakmájában, amely fal az évek során lassan a szemünk fölé magasodva nehezítette, gátolta a mindennapi munkát. Nincs, nem volt olyan ismeretterjesztő kiadvány, amely a dolgozók, ügyintézők perspektívájából figyeli, az ő munkájuk nehézségeit szem előtt tartva igyekszik a tudást biztosítani.

Több szempontból is kiváló a szerző páros. Balla Katalin évtizedes elméleti ismeretterjesztésből származó impressziója, Vacha Ferenc több száz iratkezelő rendszer bevezetése kapcsán szerzett tapasztalatának tételekké kovácsolásával egészül ki a könyv lapjain. Azon túl, hogy tökéletes tananyag, a gyakorlati iratkezelést is nagyszerűen támogatja. Látható, érezhető, hogy nem pusztán elméleti ismeret az, amiből táplálkozik, hanem teret kap a gyakorlat is. Mindazon jártasság, amelyet a szerzőpáros a mindennapjai során „saját bőrén” tapasztalt az iratkezelő munkatársakkal szemben, vagy épp mellettük ülve, jelen van minden egyes bekezdésben. A kötet a Települési Önkormányzatok Országos Szövetsége (TÖOSZ) gondozásában, a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) lektorálásával kerül a polcokra.

Válaszok a nap-mint-nap előforduló gyakorlati iratkezelési kérdésekre:

„Mi a különbség az előírat utóirat és a csatolt előzmény között? Melyiket mikor használjam?

„Mit jelent a szignálás?”

„Mi az az IBK és miért fontos?”

„Minden küldeményt érkeztetni kell?”

„Mi az az érkeztetés pontosan? Elektronikus iktatórendszernek milyen adatokat kell tudnia rögzíteni?”

„Ha a szervezetünkhöz egy olyan irat érkezik, amely több egységnél is ügyet indít, akkor azt le lehet iktatni több egységnél is?” 

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ügyiratkezelői kézikönyv a
közfeladatot ellátó szervek részére
- könyvbemutató -

A jelenlévő jegyzők és közigazgatási szakemberek számára különösen nem szükséges hangsúlyozni az ügyiratkezelés jelentőségét és fontosságát. Ugyanakkor mégis az tapasztalható, hogy a közigazgatás általános színvonal romlásához hasonlóan, az iktatás és az ügyiratkezelés minősége is jelentősen gyengébb a megengedhetőnél. Ez a summás és nem túl hízelgő állítás megítélésem szerint érvényes az önkormányzati hivatalok jelentős részénél, függetlenül a hivatal „nagyságától”, de nem lehetünk nyugodtak az állami igazgatási szervek iratkezelése tekintetében sem, sőt külön elemzést igényelne, hogy hányféle és milyen minőségű iratkezelést valósítanak meg a minisztériumok. Aki egy kicsit is belelát a tárcák belső működésébe az már kevésbé csodálkozik azon, hogy iratok képesek eltűnni a bonyolult és szervezetlen rendszerben. Mindezen problémák felismerése következtében vállalkozott arra a TÖOSZ, hogy módszertani segédletként kiadja az ügyiratkezelői kézikönyvet, a közfeladatot ellátó szervek és szereplők részére.

Magyarországon 1996-óta egyáltalán nem jelent meg átfogó szakkönyv az ügyiratkezelésről, amely ugyanakkor a közigazgatási munka nagyon fontos, az elmúlt évtizedben egy kissé háttérbe szorított és viszonylag pontosan szabályozott szakterülete. Az iratkezelésben dolgozók részéről nagy felelősséget és szaktudást követel meg az ezen a területen végzett munka, nem is beszélve a változó jogszabályi előírások átfogó ismeretéről és azok betartásáról. Napjainkban, a jogszabályi változások – különösen a Ket. hatálybalépése - következtében igencsak aktuálissá vált egy kézikönyv, amely összefoglalja a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési ismereteit.

Az Ügyiratkezelői kézikönyvet a témában ismert és elismert szakemberek – Balla Katalin és Vacha Ferenc - állították össze, melyben kitértek a levéltári törvényből, a Ket. szabályaiból, az iratkezelés központi szabályozásából, az ügyiratkezelés általános szabályaiból és folyamatából, valamint az elektronikus ügyiratkezelésből és ügyintézésből adódó kérdéseire.

A kézikönyv egyfajta módszertani segédletként is funkcionál azáltal, hogy minta szabályzatot és iratmintákat is tartalmaz. Az ismeretek elsajátítását segíti a bőséges fogalomtár, jogszabály és szakirodalom jegyzék.

Meggyőződésem szerint a közfeladatot ellátó szervek részére készített ügyiratkezelői kézikönyvet nem csupán az ezzel a feladattal megbízott munkatársak, hanem az önkormányzati hivatalok irányítói és vezetői is haszonnal forgathatják. A hiánypótló kézikönyv hozzásegíti az államigazgatási és az önkormányzati szervezetek vezetőit, hogy mind a papíros-alapú ügyiratkezelésük, mind az e-közigazgatási munkájukat hatékonyabban és eredményesebben szervezzék.

Természetesen a jövő az e-közigazgatás, melyen belül pontosan az ügyiratkezelés az a terület, ahol leginkább sikerült előremenekülni. Ugyanakkor nem feledkezhetünk meg arról a tényről, hogy az elektronika csupán eszköz és rendezetlen, átláthatatlan folyamatokat ez az eszköz sem tud megjavítani. Lássuk be, hogy a digitalizált káosz, továbbra is káosz marad.

Ugyancsak nem feledkezhetünk meg az ügyiratkezelés folyamatában résztvevő szakemberekről, vagyis az agyról, amely működteti a vasat. Hozzáértő és elkötelezett közszolgák nélkül a rendszer nem működik, hiába gépesítünk, minősítünk és (át)szervezünk.

A közigazgatásban régóta dolgozók számára talán nem ismeretlen az a tanmese, amely az egyén szerepének jelentőségét bizonyítja az iktatás folyamatában. A történet szerint Nyíregyházán több ház leég, jelentős kár keletkezik. Amikor megtörténik a kárfelmérés valaki felveti, hogy 32 évvel korábban is volt egy hasonlóan jelentős tűz a városban és jó lenne tudni, hogy melyik okozott nagyobb kárt. Tekintettel arra, hogy pontosan tudták a korábbi tűzvész időpontját, ezért elővették az akkori iktatókönyvet és megpróbálták megtalálni a vonatkozó aktát. Keresték a T betűnél (tűz, tűzvész), a K betűnél (kár, károkozás), az E betűnél (elemi kár, elemi csapás), NY betűnél (Nyíregyházán), de sehol nem akadtak az ügyiratra. Ekkor valaki felvetette, hogy él még Pista bácsi, aki annak idején iktatott. Felkeresték az öreget, hogy ugyan mondja már meg, hogy melyik betűnél iktatta a nyíregyházai elemi csapásként jelentkező tűzvészt. Pista bácsi emlékezett az esetre és kis gondolkodás után közölte, hogy a B betűnél található az akta, hiszen BORZASZTÓAN nagy tűzvész volt akkor. No, ezért borzasztóan fontos a közszolga szerepe a rendszerben.

Az Ügyiratkezelői kézikönyv a TÖOSZ, informatika az önkormányzatokért E-GO programjának első kiadványa. Ezzel a módszertani segédlettel is szeretne hozzájárulni a szövetségünk elsődlegesen az önkormányzati hivatalok és szervezetek működése hatékonyságának, szakszerűségének növeléséhez.

A kézikönyvet a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet lektorálta, ezáltal garantálta annak szakmai megalapozottságát, hasznosságát. A könyv az ÖNkorPRESS Kiadó gondozásában jelent meg és megrendelhető a Könyvmoly Webáruháznál (www.konyvmolyszolnok.hu ).

Reményeim szerint ezzel a szakkönyvvel egyrészt sikerül ráirányítani a figyelmet az ügyiratkezelés és a közigazgatási munka fontosságára, másrészt tényleges segítséget nyújtani a mindennapi gyakorlati munkához. Kívánom forgassák haszonnal a kézikönyvet.


Dr. Zongor Gábor
a TÖOSZ főtitkára
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A tartalomból:

I. FEJEZET A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ÉS A KÖZFELADATOT ELLÁTÓ SZERVEK IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 11
 
1. A levéltári törvény 2005. évi módosítása 11
2. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményei (KEIR) 14
3. A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) 16
4. Az iratkezelési szoftverek 17
5. A személyes adatok védelme és a közérdekű adatok nyilvánossága 20
6. Az elektronikus információ szabadság 21 

II. FEJEZET KÖZIGAZGATÁSI ISMERETEK 23 

1. A közigazgatási hatósági eljárás alapvető szabályai 23
1.1. Alapfogalmak 23
1.2. A közigazgatási eljárás szakaszai 27 

III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS KÖZPONTI SZABÁLYOZÁSA, AZ ADMINISZTRÁCIÓ FOGALMA 35 

1. Az iratkezelés központi szabályozása 35
2. Az adminisztráció 42
3. Az ügyiratkezelés célja 45
4. Az ügyiratkezelés felügyelete 48
5. Az ügyviteli munka és részei 50
6. Az ügyviteli és a maradandó értékű iratok 52 

IV. FEJEZET AZ ÜGYIRATKEZELÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, AZ ÜGYIRATKEZELÉS FOLYAMATA 54 

1. Az irat fogalma 54
1.1. A küldemények átvétele 56
1.2. A küldemények felbontása és ellenőrzése 61
1.3. Pénz vagy egyéb érték kezelése 62
1.4. A borítékok kezelése 62
1.5. A küldemények érkeztetése 63
1.6. Előzményezés - előirat – utóirat. Szerelés, iratcsatolás. 64
1.7. Az iktatás 65
1.7.1. Iktatószám - alszámokra tagolódó sorszámos iktatás 68
1.7.2. A bejövő és kimenő iratok iktatása 70
1.7.3. Átfutó iratok nyilvántartása 72
1.8. Az iktatókönyv és hitelesítése 72
1.9. Téves bejegyzések javítása 74
1.10. Az iktatóbélyegző 74
2. A mutatókönyvekről 76
2.1. A névmutató 76
2.2. A tárgymutató 77
2.3. A helynévmutató 78
3. Az iratok továbbítása az ügyintézőkhöz - szignálás 78
3.1. Az ügyintéző feladatai 79
3.2. Az iratkezelő feladata 80
4. A kézbesítőkönyv 80
5. Előadói munkafüzet (munkanapló) 81
6. Az elintézés-tervezet formái 81
6.1. Elkészítési utasítás 82
6.2. Kezelési utasítás 82
6.3. Láttamozás 83
7. Határidő-nyilvántartás 83
8. Az irattári tételszám felírása 84
9. Kiadmányozás - az iratok aláírása 84
10. A bélyegzők nyilvántartása 86
11. Az ügyiratok tisztázása - sokszorosítás, másolás, hiteles másolat készítése 87
12. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 88
13. Az ügyiratok továbbítása 89
13.1. A visszaérkezett küldemények kezelése 90
14. Az irattári kivezetés, irattárba helyezés 90
15. Az iratselejtezés szabályai 91
16. Az iratkezelési szabályzat készítése, rendeltetése 92
17. Az irattári terv 94
15.1. Az irattári terv szerkezete és rendszere 95
18. Iratkezelési rendszerek 97 

V. FEJEZET A LEVÉLTÁR ÉS AZ IRATTÁR FOGALMA 99 

1. A magyarországi levéltárak és irattárak kialakulása 99
2. Az irattár és rendeltetése, az irattárolás rendje 109
2.1. A kézi és központi irattár fogalma 109
2.2. Iratok tárolása a kézi irattárban 111
2.3. Iratátadás a központi irattárnak 113
2.4. Irattárolás - iratkezelés a központi irattárban 114
2.5. Az irattár berendezése 117
2.6. Az irattárak fűtése, hőmérséklete 120
2.7. Szellőztetés és takarítás az irattárban 121
2.8. Az irattárak világítása 121
2.9. Tűz- és biztonságvédelem az irattárban 122
2.10. Az iratbetekintés, kutatás és az adatvédelem szabályai 122
2.11. Gazdasági – üzleti titok 126
2.12. Minősített adatot tartalmazó iratok 127
2.13. Az iratkölcsönzés szabályai 127 

MINTASZABÁLYZAT 129 

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 129 

1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 129
2. Az iratkezelés szabályozása 129
3. Az iratkezelés szervezete és felügyelete 130
4. A jogosultságok kezelésének szabályai 131
4.1. A Hivatal jegyzője 131
4.2. Rendszergazda: A számítógépes iktatórendszer működtetése a szervezet informatikai egységének vagy az önállóan működő rendszergazda feladata, ennek keretében: 133
4.3. Az ügyintéző feladata: 134
4.4. Az iratkezelő feladata: 134 

I. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 134 

1. Az iratok rendszerezése 134
2. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 135
3. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 136 

III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 140 

1. A küldemények átvétele 140
2. A küldemények felbontása 142
3. A küldemények érkeztetése 144
4. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 145
5. Az iktatás 145
6. Az iktatószám 147
7. Iktatókönyv 148
8. Az iktatóbélyegző, név- és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása 150
9. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 151
10. Expediálás és az iratok továbbítása 152 

IV. IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS 154 

1. Elhelyezés a központi irattárban 154
2. Irattározás 154
3. Selejtezés, megsemmisítés 157
4. Levéltárba adás 158 

V. FEJEZET ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS A GYAKORLATBAN - BEVEZETŐ 160 

1. Tanúsítási kategóriák összehasonlítása 162
1. Mielőtt rosszul döntenénk – a megfelelő szoftver kiválasztásának szempontai 165
2. Iratkezelő szoftverhez kapcsolódó szolgáltatások és definíciók 168
3. Tíz fontos lépés. Iktató, iratkezelő rendszer bevezetés 175
4. Tanúsított iratkezelési megoldás bemutatása 178
5.1. Küldemények érkeztetése: 178
5.2. Érkeztetett küldemény iktatása 183
5.3. Iktatókönyvek kezelése 184
5.4. Iratári terv 185
5.5. Iktatás tanúsított rendszerrel 186
5.5.1. Főszámos iktatás 186
5.5.2. Alszámos iktatás 189
5.6. Egyéb iktatáshoz kapcsolódó ügyiratkezelő funkciók 190
5.6.1. Bejegyzések csatolása 190
5.6.2. Aláírt mappa létrehozása 192
5.6.3. Funkció hozzáadása a jogosultságokhoz 193
5.7. Kiadmányozás, Expediálás 194
5.8. Irattárazás 196
5.9. Selejtezés, levéltárazás 197
5.10. Kölcsönzés 199
5.11. Ügyirat hely 200
5.12. Ügyirat állapot 200
5.13. Irat exportálása 200
5.14. Visszakereshetőség 201
5.14.1. Részletes keresés 201
5.14.2. Határidőkre keresés 202
5.14.3. Tárgymutató / Névmutató 203
5.14.4. Elszámoltatási jegyzőkönyv 203
5.14.5. Érkeztetés 203
5.14.6. Irattározás 204
5.14.7. Kölcsönzés 205
5.14.8. Selejtezés, levéltári átadás 206
5.14.9. Kiadmányozás, expediálás 207
5.14.10. Eseménynapló 207
5.15. Nyomtatványok 208
5.16. Felhasználók kezelése, jogosultságok 210
6. Esettanulmány 212
Bevezető 212
6.1. A projekt előzménye 213
6.2. A Projekt munkaszakaszai 215
6.2.1. A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése 215
6.2.2. A rendszer bevezetésének főbb fázisai: 224 

VI. INTÉZKEDÉSEK A HIVATAL FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN 228 

VII. FEJEZET 259 

VIII. IRODALOMJEGYZÉK 262